Isototal Quality First

DICTIONAR TERMENI (informatii culese din carti, reviste, internet, s.a.)

Rezultate cautare pentru: < managementul documentelor >


Proceduri calitate / Proceduri ISO

Sistemul de management al calitatii se bazeaza pe documente. Principalele documente ale SMC sunt: procedurile, instructiunile de lucru, formularele, alte document (specificatii tehnice, diagrame de proces etc.).

Procedura - reprezinta modalitatea specifica de desfasurare a unei activitati sau a unui proces.

Standardul ISO 9001 prevede obligativitatea elaborarii de proceduri documentatate cu privire la urmatoarele activitati: Controlul ; Controlul inregistrarilor ; Auditul intern ; Controlul produsului neconform ; Actiuni corective ; Actiuni preventive

Detaliere proceduri ISO 9001:

Controlul documentelor / managementul documentelor: documentele necesare sistemului de management al calitatii trebuiesc controlate si trebuie stabilita o procedura documentata care sa defineasca controlul necesar pentru:

- a aproba documentele, inainte de emitere, in ceea ce priveste adecvarea acestora.

- a analiza, a actualiza, daca este cazul, si a reaproba documentele.

- a se asigura ca sunt identificate modificarile si stadiul revizuirii curente ale documentelor.

- a se asigura ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare

- a se asigura ca documentele raman lizibile si identificabile cu usurinta.

- a se asigura ca documentele de provenienta externa sunt identificate si distributia lor este controlata.

- a preveni utilizarea neintentionata a documentelor perimate si a le aplica o identificare adecvata daca sunt pastrate indiferent in ce scop.

Controlul inregistrarilor : inregistrarile sunt un tip special de documente si au cerinte pentru control separate.

Inregistrarile trebuie stabilite si mentinute pentru a furniza dovezi ale conformitatii cu cerintele si ale functionarii eficace a sistemului de management al calitatii. Inregistrarile trebuie sa ramana lizibile, identificabile si regasibile cu usurinta. Trebuie stabilita o procedura documentata care sa defineasca controlul necesar pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regasirea, durata de pastrare si eliminarea inregistrarilor.

Cateva exemple de inregistrari sunt : comenzile, facturile, auditurile interne, rapoartele de test, rapoarte de reuniuni, etc

Auditul intern

Organizatia trebuie sa efectueze audituri interne la intervale planificate pentru a determina daca sistemul de management al calitatii:

- este conform cu modalitatile planificate (in etapa de planificare a realizarii produsului), cu cerintele acestui Standard International si cu cerintele sistemului de management al calitatii stabilit de catre organizatie

- este implementat si mentinut in mod eficace

Trebuie planificat un program de audit, luand in considerare starea si importanta proceselor si zonelor care trebuie auditate, precum si rezultatele auditurilor precedente. Trebuie definite criteriile, domeniul de aplicare, frecventa si metodele auditului. Selectarea auditorilor si modul de efectuare al auditurilor trebuie sa asigure obiectivitatea si impartialitatea procesului de audit. Auditorii nu isi vor audita propria lor activitate.

Responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor si mentinerea inregistrarilor trebuie definite intr-o procedura documentata.

Managementul responsabil pentru zona auditata trebuie sa se asigure ca sunt intreprinse, fara intarziere nejustificata, actiuni pentru eliminarea neconformitatilor detectate si a cauzelor acestora. Activitatile de urmarire trebuie sa includa verificarea actiunilor intreprinse si raportarea rezultatelor acestora

A se vedea ISO 10011-1, ISO 10011-2 si ISO 10011-3 pentru indrumare.

Controlul produsului neconform

Organizatia trebuie sa se asigure ca produsul care nu este conform cu cerintele produsului este identificat si tinut sub control pentru a preveni utilizarea sau livrarea neintentionate. Controlul, precum si responsabilitatile si autoritatile aferente pentru tratarea produsului neconform trebuie definite intr-o procedura documentata.

Organizatia trebuie sa trateze produsul neconform prin una sau mai multe dintre urmatoarele metode:

- prin intreprinderea unor actiuni de eliminare a neconformitatii detectate;

- prin autorizarea utilizarii lui, a eliberarii sau acceptarii cu derogare dupa fabricatie data de o autoritate relevanta si, acolo unde este aplicabil, de catre client;

- prin intreprinderea unei actiuni care sa impiedice aplicarea sau utilizarea intentionata initial.

Inregistrarile referitoare la natura neconformitatilor si la orice actiuni ulterioare intreprinse, inclusiv derogarile obtinute, trebuie mentinute .

Atunci cand produsul neconform este corectat trebuie supus unei reverificari pentru a demonstra conformitatea cu cerintele.

Atunci cand produsul neconform este detectat dupa livrare sau dupa ce utilizarea sa a inceput, organizatia trebuie sa intreprinda actiuni corespunzatoare efectelor, sau potentialelor efecte ale neconformitatii.

Actiuni corective

Organizatia trebuie sa actioneze pentru a elimina cauza neconformitatilor in scopul de a preveni reaparitia acestora. Actiunile corective trebuie sa fie adecvate efectelor neconformitatilor aparute.

Trebuie stabilita o procedura documentata pentru a defini cerintele pentru

- analiza neconformitatilor (inclusiv a reclamatiilor clientilor),

- determinarea cauzelor neconformitatilor

- evaluarea necesitatii de a intreprinde actiuni pentru a se asigura ca neconformitatile nu reapar

- determinarea si implementarea actiunii necesare

- inregistrarile rezultatelor actiunii intreprinse

- analiza actiunii corective intreprinse

Actiuni preventive

Organizatia trebuie sa determine actiuni pentru a elimina cauzele neconformitatilor potentiale in vederea prevenirii aparitiei acestora. Actiunile preventive trebuie sa fie adecvate efectelor problemelor potentiale.

Trebuie stabilita o procedura documentata pentru a defini cerintele pentru:

- determinarea neconformitatilor potentiale si a cauzelor acestora

- evaluarea necesitatii de actiuni pentru a preveni aparitia neconformitatilor

- determinarea si implementarea actiunii necesare

- inregistrarile rezultatelor actiunii intreprinse

- analiza actiunii preventive intreprinse

Sistem management documente / Document management system ( DMS )
Este un sistem informatic (sau un set de programe informatice) folosit pentru gestionarea si arhivarea documentelor electronice si/sau copiilor documentelor.

Un sistem de management al documentelor ( DMS ) ofera posibilitatea automatizarii proceselor asociate cu crearea, revizuirea, aprobarea, distributia si arhivarea documentelor

Totii angajatii unei organizatii cauta dupa informatii si iau decizii pe baza acestora. De asemnea acestia creaza, primesc, transmit sau arhiveaza documente in fiecare zi. managementul documentelor unei organizatii realizat printr-un proces manual de cautare, creare, aprobare, difuzare si arhivare a documentelor duce la pierderea de timp si bani ingreunand misiunea cea mai importatnta a angajatilor, aceea de procesare a informatiilor. Un sistem electronic pentru managementul documentelor (DMS) elimina o parte din timpii consumati in operatiile necesare fluxurilor de lucru cu documentele, faciliteaza accesul la informatii si reduce spatiile de arhivare.

Un astfel de sistem satisface foarte bine cerintele standardului ISO 9001 pentru procedurile Controlul documentelor si Controlul inregistrarilor

Un exemplu de sistem pentru managementul documentelor gasiti la adresa http://demo.isototal.ro

Controlul documentelor / managementul documentelor
Documentele sistemului de management al calitatii sunt mentinute sub control in conformitate cu prevederile unei procedurii documentate (ex. Controlul documentelor )

Controlul documentelor ca si procedura specifica modul cum se realizeaza:

• aprobarea documentelor inainte de emitere;

• actualizarea periodica a documentelor;

• difuzarea editiilor in vigoare ale tuturor documentelor in toate locurile necesare;

• retragerea prompta din toate punctele de difuzare a documentelor nevalabile sau perimate;

• pastrarea lizibilitatii si identificarii documentelor;

• identificarea corespunzatoare a documentelor perimate, pastrate in scopuri juridice si/sau de conservare.

Referitor la controlul documentelor ( managementul documentelor) , documentele sistemului de management al calitatii sunt analizate si actualizate periodic, de Reprezentantul Managementului Calitatii, pentru imbunatatirea continua a acestora si punerea in concordanta cu politica din domeniul calitatii a organizatiei si cu cerintele standardului de referinta.

Controlul documentelor se realizeaza cel mai bine prin utilizarea unui sistem electronic de management al documentelor (DMS). Un exemplu de sistem pentru management documente gasiti la adresa http://demo.isototal.ro

Total 3